Instruções para criação um Processo Eletrônicos no SUAP
1º Passo
Sugerimos articular junto a PRODIN/Escritório de Processos o mapeamento do processo. Este passo não é obrigatório, mas auxilia no entendimento e organização do processo.
2º Passo
Definir os tipos e modelos dos documentos internos (Serão criados no SUAP pelos membros Suporte Comissão Setorial, como solicitar documento eletrônico - Clique AQUI)
3º Passo
Definir os tipos de documentos externos (Recomendamos ser o mais genérico possível - Clique AQUI)
4º Passo
- Quem pode Solicitar?
- Reitor
- Pró-reitores
- Diretores
- Coordenadores
- A Quem solicitar?
- processoeletronico@ifmt.edu.br
- Como deve ser solicitado?
- Nome: Nome do processo (Veja lista dos Tipos de Processos já cadastrados)
- Classificações: Veja lista das Classificações (Os arquivistas do IFMT podem auxiliar nesta informação)
- Nível de acesso permitido: Público, Restrito, Sigiloso (pode ser uma ou mais opções)
- Nível de acesso padrão: Público, Restrito, Sigiloso (apenas um que será sugerido na abertura do processo)
- Se o tipo "Pode ser visualizado integralmente na consulta pública": Sim ou Não
(Sim = Todos os documentos públicos deste tipo de processo podem ser visualizados em seu inteiro teor na consulta pública caso sejam públicos, ou seja sem necessidade de login no sistema SUAP. Ficar atento para a LGPD em relação aos dados que estarão disponíveis de forma pública, como dados pessoais ou dados pessoais sensíveis, etc. Não = Os documentos, se forem públicos ficarão apenas listados consulta pública) - Lista dos tipos de documentos externos, caso exista a necessidade de cadastrar novos itens.
5º Passo
Se for o caso, divulgar através da ASCOM por e-mail ou no site institucional as orientações para abrir o referido processo, indicando os documentos (internos e externos) que o compõe e para onde será tramitado.
| Níveis de Acesso Permitidos: - Público: todos com acesso aos documentos eletrônicos (Após a situação ser finalizado, antes disso o documento fica somente no setor que o elaborou); - Restrito: todos do mesmo setor que o documento foi criado e quem receber processo que contenha o documento para análise (neste caso o sistema exibe quem visualizou o documento e o processo); - Sigiloso: somente quem criou o documento e quem recebeu o processo para verificação, essa tramitação é pessoal e não por setor, há também a opção de compartilhar somente com pessoas, neste caso também é registrado log de quem visualizou e o processo. - Caso seja mais de uma opção informar qual será a padrão, que virá selecionado para o usuário. *O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação (LAI) (Lei 12.527/2011). - O princípio do serviço público é: sigilo é exceção, transparência é regra. - No âmbito do IFMT foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, que atendeu ao artigo 34 do Decreto 7.724/2012 e é esta Comissão que criará o Termo de Classificação de Informação, portanto, cabendo-lhe classificar, referendados pelo reitor, documentos como restritos ou não. |