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Perguntas Frequentes - DOC/PROC Eletrônico

1 - Como acesso o módulo de documentos eletrônicos?
R: Acesse o sistema SUAP, no módulo Documentos/Processos -> Documentos Eletrônicos.

2 - Como acesso o módulo de processos eletrônicos?
R: Acesse o sistema SUAP, no módulo Documentos/Processos -> Processos Eletrônicos.

3 - Não consigo abrir documento eletrônico?
Situação 1: Não aparece o botão Adicionar Documento de Texto?
Solução: Abra um chamado no sistema GLPI

Situação 2: Se aparecer a mensagem: “Você não tem permissão em nenhum Setor para adição de Documentos Eletrônicos” aparecer, entre em contato com o Chefe do setor pretendido, e solicite que Gerencie o Compartilhamento de Documentos Eletrônicos do setor".
Solução: Chefe do Setor libera acesso através do botão Gerenciar Compartilhamento:

4 - Sou chefe e não vejo o botão Gerenciar Compartilhamento?
R: Procure a DSGP da Reitoria ou do Campus para verificar sua lotação atual e seu cargo.

5 - Não aparece minha função para assinatura
R: Procure a DSGP da Reitoria ou do Campus para verificar o histórico da sua função.

6 - Como funciona a geração da numeração?
R: O sistema considera o tipo do documento selecionado e o setor dono para gerar a numeração, não considerando qual servidor irá assinar o documento. Se o setor dono for ABC e o documento for ofício, o sistema verifica se este setor já possui algum documento do tipo ofício, caso não possui o sistema irá sugerir a numeração 1/ABC, caso já tenham outros documentos, será gerado o próximo número sequencial. A primeira pessoa que for assinar o documento pode alterar a sugestão da numeração, para que não sejam gerados numeração repetida com ofícios físicos já elaborados. No momento da assinatura, na opção de Definir Identificador, deverá ser verificado qual número deverá ser gerado, passados todos os documentos a serem eletrônicos, o controle poderá ser apenas do sistema.

7 - Após assinar o documento é possível fazer alguma alteração?
R: Não é possível alterar nenhum documento que tenha sido assinado por pelo menos uma pessoa. O documento pode ser cancelado e utilizada a função Ações->Clonar, lembrando de fazer as alterações necessárias no documento clonado.

8 - É possível tramitar documentos eletrônicos?
R: Documentos não são tramitados, as opções que o sistema disponibiliza são:
- Compartilhar Documento -> Com Pessoas - > Servidores/Prestadores de Serviço que podem ler (Esta opção envia e-mail)
- Compartilhar Documento -> Com Setores -> Setores que podem ler (Esta opção não envia e-mail)
- Vincular a outros Documentos, neste caso cria-se uma vinculação com link entre os documentos, permitindo entender história dos mesmos. Hoje as opções são: Aditivação, Anexo, Anulação, Homologação, Prorrogação, Rescisão, Resposta, Retificação, Revogação, Tornar sem efeito. Novos Tipos podem ser solicitados e serão avaliados para adicionar ao sistema
- Vincular a Interessados (Esta opção não envia e-mail);
- Ações -> Exportar PDF e encaminhado por e-mail;
- Imprimir para juntar aos processos físicos.

9 - Verificar validade do Documento Eletrônico
R: Os Documentos Eletrônicos podem ser consultados na íntegra e validados através da página de login do SUAP, sem necessidade de usuário e senha, através do código verificador e código de autenticação exibidos no final das assinaturas, tendo validade apenas a informação registrada no sistema, independente do que estiver publicado ou impresso em outro local.
Os documentos precisam ser finalizados para efetivar a publicidade dos mesmos. Documentos Assinados, mesmos que públicos, não permitem a consulta e nem a visualização do documento no momento da validação do mesmo.

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