Instruções para criação um Processo Eletrônicos no SUAP
1º Passo
Sugerimos articular junto a PRODIN/Escritório de Processos o mapeamento do processo. Este passo não é obrigatório, mas auxilia no entendimento e organização do processo.
2º Passo
Definir os tipos e modelos dos documentos internos (Serão criados no SUAP pelos membros Suporte Comissão Setorial, como solicitar documento eletrônico - Clique AQUI)
3º Passo
Definir os tipos de documentos externos (Recomendamos ser o mais genérico possível - Clique AQUI)
4º Passo
- Quem pode Solicitar?
- Reitor
- Pró-reitores
- Diretores
- Coordenadores
- A Quem solicitar?
- processoeletronico@ifmt.edu.br
- Como deve ser solicitado?
- Nome: Nome do processo (Veja lista dos Tipos de Processos já cadastrados)
- Classificações: Veja lista das Classificações (Os arquivistas do IFMT podem auxiliar nesta informação)
- Nível de acesso permitido: Público, Restrito, Sigiloso (pode ser uma ou mais opções)
- Nível de acesso padrão: Público, Restrito, Sigiloso (apenas um que será sugerido na abertura do processo)
- Se o tipo "Pode ser visualizado integralmente na consulta pública": Sim ou Não
(Sim = Todos os documentos públicos deste tipo de processo podem ser visualizados integralmente na consulta pública ou seja sem necessidade de login no sistema SUAP.) - Lista dos tipos de documentos externos, caso exista a necessidade de novos itens.
5º Passo
Se for o caso, divulgar através da ASCOM por e-mail ou no site institucional as orientações para abrir o referido processo, indicando os documentos (internos e externos) que o compõe e para onde será tramitado.
| Níveis de Acesso Permitidos: - Público: todos com acesso aos documentos eletrônicos (Após a situação ser finalizado, antes disso o documento fica somente no setor que o elaborou); - Restrito: todos do mesmo setor que o documento foi criado e quem receber processo que contenha o documento para análise (neste caso o sistema exibe quem visualizou o documento e o processo); - Sigiloso: somente quem criou o documento e quem recebeu o processo para verificação, essa tramitação é pessoal e não por setor, há também a opção de compartilhar somente com pessoas, neste caso também é registrado log de quem visualizou e o processo. - Caso seja mais de uma opção informar qual será a padrão, que virá selecionado para o usuário. *O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação (LAI) (Lei 12.527/2011). - O princípio do serviço público é: sigilo é exceção, transparência é regra. - No âmbito do IFMT foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, que atendeu ao artigo 34 do Decreto 7.724/2012 e é esta Comissão que criará o Termo de Classificação de Informação, portanto, cabendo-lhe classificar, referendados pelo reitor, documentos como restritos ou não. |