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Como solicitar Processo Eletrônico - SUAP

Instruções para criação um Processo Eletrônicos no SUAP

1º Passo
Sugerimos articular junto a PRODIN/Escritório de Processos o mapeamento do processo. Este passo não é obrigatório, mas auxilia no entendimento e organização do processo.

2º Passo
Definir os tipos e modelos dos documentos internos (Serão criados no SUAP pelos membros Suporte Comissão Setorial, como solicitar documento eletrônico - Clique AQUI)

3º Passo
Definir os tipos de documentos externos (Recomendamos ser o mais genérico possível - Clique AQUI)

4º Passo

  • Quem pode Solicitar?
    • Reitor
    • Pró-reitores
    • Diretores
    • Coordenadores
  • A Quem solicitar?
    • processoeletronico@ifmt.edu.br
  • Como deve ser solicitado?
    • Nome: Nome do processo (Veja lista dos Tipos de Processos já cadastrados)
    • Classificações: Veja lista das Classificações (Os arquivistas do IFMT podem auxiliar nesta informação)
    • Nível de acesso permitido: Público, Restrito, Sigiloso (pode ser uma ou mais opções)
    • Nível de acesso padrão: Público, Restrito, Sigiloso (apenas um que será sugerido na abertura do processo)
    • Se o tipo "Pode ser visualizado integralmente na consulta pública": Sim ou Não
      (Sim = Todos os documentos públicos deste tipo de processo podem ser visualizados integralmente na consulta pública ou seja sem necessidade de login no sistema SUAP.)
    • Lista dos tipos de documentos externos, caso exista a necessidade de novos itens.

5º Passo
Se for o caso, divulgar através da ASCOM por e-mail ou no site institucional as orientações para abrir o referido processo, indicando os documentos (internos e externos) que o compõe e para onde será tramitado.

Níveis de Acesso Permitidos:
- Público: todos com acesso aos documentos eletrônicos (Após a situação ser finalizado, antes disso o documento fica somente no setor que o elaborou);
- Restrito: todos do mesmo setor que o documento foi criado e quem receber processo que contenha o documento para análise (neste caso o sistema exibe quem visualizou o documento e o processo);
- Sigiloso: somente quem criou o documento e quem recebeu o processo para verificação, essa tramitação é pessoal e não por setor, há também a opção de compartilhar somente com pessoas, neste caso também é registrado log de quem visualizou e o processo.
- Caso seja mais de uma opção informar qual será a padrão, que virá selecionado para o usuário.
*O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação (LAI) (Lei 12.527/2011).
- O princípio do serviço público é: sigilo é exceção, transparência é regra.
- No âmbito do IFMT foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, que atendeu ao artigo 34 do Decreto 7.724/2012 e é esta Comissão que criará o Termo de Classificação de Informação, portanto, cabendo-lhe classificar, referendados pelo reitor, documentos como restritos ou não.
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