A Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) realizou nos dias 30 e 31 de julho, no auditório da reitoria do IFMT uma orientação relativa à implantação do primeiro processo eletrônico, tendo como projeto piloto o processo de “Concessão de Diárias e Passagens” que foi implantado no dia 01 de agosto, inicialmente, na reitoria.
De forma orientativa, mostrou-se o passo a passo de cada ação dentro do sistema SUAP, apontando as peculiaridades do processo citado. Foi informado que cada departamento da reitoria possui um facilitador referente ao módulo implantado, ou seja, um servidor capacitado anteriormente, realizando a atividade por completo no ambiente de homologação do Sistema SUAP.
Além dos facilitadores que farão esse apoio foi criada pela DGTI uma página contendo informações sobre o Módulo de Documentos e Processo Eletrônico e do referido processo. Na página https://dgti.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/orientacoes-documentoprocesso-eletronico/ serão encontradas as seguintes informações:
- O manual que está em constante atualização, visto que trata-se de um módulo que está em processo de desenvolvimento;
- Vídeos curtos e bem explicativos de cada etapa efetuada no sistema referente aos Módulos de Documento e Processo Eletrônico;
- Informações de como proceder com as solicitações de atribuições de perfis dentro do SUAP;
- Um mapeamento específico para Abertura de Documentos; e
- Um mapeamento específico de todo o processo de Diárias e Passagens, contendo os trâmites e orientações para cada etapa.
Os chefes dos setores deverão autorizar os servidores a terem acesso ao sistema
A DGTI ressalta que por padrão, os documentos do setor são gerenciados apenas pelo chefe responsável pelo setor. Caso todos do setor ou alguma pessoa específica precise adicionar documentos, o Chefe responsável deverá liberar o acesso do setor ou da pessoa pela opção Gerenciar Compartilhamento do Setor.
Logo, o servidor que não tiver sido liberado pelo chefe e tentar adicionar um documento o sistema irá exibir a seguinte mensagem: “Você não tem permissão em nenhum Setor para criação de Documentos Eletrônicos. Por favor, entre em contato com seu chefe imediato.”
Sendo assim, o chefe irá avaliar a liberação ou não da abertura de documentos. Frisamos que a liberação do setor para edição do documento influência no número do documento. Portanto, se há coordenações dentro do setor que emitem documentos que tenham numeração própria, os Chefes das coordenações deverão realizar a mesma ação citada. Essa regra é advinda do IFRN, que é o desenvolvedor do sistema.
As instruções para realizar a atividade de gerenciamento de compartilhamento estão descritas no item 2.2.1 do Manual (https://dgti.ifmt.edu.br/media/filer_public/02/7f/027f0e22-0c49-45d3-b791-b1554648164c/manual_do_usuario_-_modulo_documento_processo_eletronico_ julho.pdf) .
Classificação dos Documentos/Processos conforme Lei de Acesso à Informação
A DGTI informa ainda sobre a consulta realizada com a Ouvidoria/SIC sobre a Lei de Acesso à Informação, onde se destacou: “O princípio do serviço público é: sigilo é exceção, transparência é regra”.
Esse princípio é a base da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2018, que regula o acesso à informação e sua divulgação, bem com as restrições de acesso, ou seja, quais documentos/situações são ou não classificadas como sigilosos e/ou de uso restrito, bem como regulamenta as responsabilidades daqueles que prestam as informações ou que se recusam a prestar.
No âmbito do IFMT foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, que atendeu ao artigo 34 do Decreto 7.724/2012 e é esta Comissão que criará o Termo de Classificação de Informação, portanto, cabendo-lhe classificar, referendados pelo reitor, documentos como restritos ou não.
Mais informações podem ser encontradas no site do IFMT, Menu Sistemas - Opções Manuais de Aplicativos - Opção SUAP: Documento e Processo Eletrônico
DGTI/IFMT
